Selbständig und Jahresabschluss selber machen: Tipps und Hilfestellung

enn Sie sich selbständig machen, sind sie als Unternehmen dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss zu erstellen. Er dient dazu, den Verlust oder Gewinn des vergangenen Geschäftsjahres auszuweisen. Um Ihre Steuerzahlungen zu ermitteln, müssen Sie den Jahresabschluss dem Finanzamt fristgerecht zustellen.

Selbständig und Jahresabschluss: Wie muss ich ihn vorbereiten?

Die Basis für Ihren Jahresabschluss ist die ordentlich geführte Buchhaltung. Sie sollten daher all Ihre Belege stets ordentlich ablegen und alle Konten übersichtlich führen. Doch in der Praxis ist dies oft nicht so einfach. Ein Belegchaos herrscht, das zu erheblichen Zeitverzögerungen führt und nicht selten die Nerven blank legt.

Tipp: Ordnen Sie Ihre Belege stets sofort. Auch eine Buchhaltungssoftware kann helfen, die eine automatische Belegzuordnung ermöglicht.

Haben Sie ein Kleingewerbe oder sind Sie Freiberufler, sind nur ein korrektes Bebuchen der Konten und die korrekte Ordnung der Belege notwendig. Haben Sie ein Fahrtenbuch? Bitte führen Sie dieses sorgfältig. Mit größeren Herausforderungen in puncto Jahresabschluss sind die Unternehmer konfrontiert, die einen Jahresabschluss nach HGB mit Bilanz und GuV erstellen müssen.

Wichtige Schritte bis zum Jahresabschluss

Folgende Aufstellung zeigt ein paar Schritte, die es beim Erstellen eines Jahresabschlusses zu beachten gibt. Ganz gleich, ob Sie letztlich als Selbständiger den Jahresabschluss selber machen oder einen Steuerberater anstellen: Diese Tipps helfen Ihnen.

Erfassung von Anlagevermögen und Umlaufvermögen

Zum Anlagevermögen gehören:

• Grundstücke
• Anlagen
• Maschinen
• Mobiliar
• Umbauten

All diese Dinge sind im Bereich der Anlagenbuchhaltung bereits gelistet. Für den Jahresabschluss überprüfen Sie sie. Gibt es bestimmte Objekte nicht mehr, vermerken Sie dies. Sie können den Vermögensgegenstand nun komplett abschreiben.

Während die Erfassung des Anlagevermögens einfach ist, stellt Sie das Umlaufvermögen vor eine kleine Herausforderung. Diese Posten zu erfassen, wird Inventur genannt. Haben Sie beispielsweise eine Boutique, müssen Sie nun jeden Verkaufsartikel zählen. Neben der mengenmäßigen Erfassung ist eine Bewertung notwendig. Handelt es sich beispielsweise um ein Kleid, vermerken Sie dafür den Einkaufspreis. Deutlich einfacher ist die Erfassung von Bargeldbeständen und Salden auf den Konten. Sie nehmen dafür nur das Zählprotokoll Ihrer Kasse. Die Salden ersehen Sie in den Bankauszügen.

Darlehen, Verbindlichkeiten und Forderungen

Darlehen nehmen Sie ebenfalls in den Jahresabschluss auf - ob von Banken oder Privatpersonen. Darüber hinaus dürfen die offenen Rechnungen und Forderungen nicht fehlen. Sie sind Teil des Umlaufvermögens und gehören daher auf die Aktivseite der Bilanz. Offene Lieferantenrechnungen und Leistungen hingegen gehören auf die Passivseite Ihrer Bilanz.

Erfassung der Abschreibungen

Aus der Anlagenbuchhaltung und der Anlagenübersicht ergeben sich die Abschreibungen auf das Anlagevermögen. Dort finden Sie jegliche Gegenstände, Mobiliar, Computer, gekaufte Software etc. Überprüfen Sie mithilfe der Liste, ob alles vorhanden und noch in einem guten Zustand ist. Sollten Gegenstände fehlen, müssen diese komplett abgeschrieben werden. Gleiches kann für Gegenstände mit Beschädigungen zutreffen.

Alle Abschreibungen auf das Umlaufvermögen erfolgen nach der Inventur. Bitte beachten Sie, dass Sie mit diesen Abschreibungen direkt Ihren Gewinn beeinflussen. Aus diesem Grund sind sie streng geregelt. Sollten Sie unsicher sein, ob ein Kunde eine Forderung jemals begleichen wird, können Sie auch darauf eine Abschreibung vornehmen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn der Kunde bereits in der Insolvenz steckt oder sie beantragt hat.

Bildung von Rückstellungen

Rückstellungen sind nichts anderes als Verbindlichkeiten, welche jedoch bezüglich Höhe, Zeitpunkt und Bestehen unsicher sind. Um diese Unsicherheiten aufzunehmen, fixieren Sie vorsichtshalber, was möglicherweise auf Ihr Unternehmen zukommt. So mindert eine Rückstellung den Gewinn. Sie ist ein Instrument der Bilanzpolitik. Rückstellungsarten sind:

• Steuerrückstellungen
• Prozesskostenrückstellungen
• Rückstellungen für drohende Verluste
• Aufwandsrückstellungen
• Rückstellungen für Garantien

Erstellung der Rechnungsabgrenzungsposten

Den Jahresabschluss müssen Sie zu einem fixen Stichtag anfertigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, einige Geschäftsvorfälle den richtigen Daten zuzuordnen. Zwei Beispiele: Sie zahlen 2018 für eine Leistung, die sich jedoch komplett oder in Teilen auf 2019 bezieht. Gleiches gilt für Zahlungen, die das Folgejahr betreffen. Beim ersten Beispiel spricht man vom aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. Beim zweiten vom passiven Rechnungsabgrenzungsposten. Kleinere Beträge sind nicht relevant, außer Sie sind ein wahrer Perfektionist. Bei großen Beträgen sind die Rechnungsposten allerdings wichtig. Warum? Aktive Rechnungsabgrenzungsposten erhöhen den Gewinn eines laufenden Geschäftsjahres. Passive Rechnungsabgrenzungen reduzieren den Gewinn im aktuellen Jahr.

Jahresabschluss ist fertig: Was geschieht nun?

Endlich haben Sie allein oder mit Ihrem Steuerberater den Jahresabschluss geschafft. Nun folgen weitere Schritte:

1. Sie schicken den Jahresabschluss an Ihre Hausbank in Stuttgart. Unter Umständen erklären Sie das Ergebnis.
2. Sie reichen die Steuererklärungen beim Finanzamt gemeinsam mit dem Jahresabschluss ein.
3. Sofern Sie zur Veröffentlichung verpflichtet sind, veröffentlichen Sie den Jahresabschluss.

Nicht vergessen: Unterschreiben Sie die Dokumente.

Hilfsmittel für den Jahresabschluss: moderne Buchhaltungssoftware

Es macht Sinn, als Selbstständiger in eine moderne, gute Buchhaltungssoftware zu investieren. Diese unterstützt Sie vor allem bei:

• dem Optimieren von zeitraubenden Abläufen. Hierzu gehört der aufwendige Bankkontenabgleich, die dank Software automatisiert ablaufen kann.
• der Erstellung der Einnahmen/Überschussrechnung.
• der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Sie verkaufen als Onlinehändler oder Einzelhändler im stationären Handel Waren? Dann kommen Sie um eine gute Warenwirtschaft mit Inventurmodul nicht herum.

Fazit: Jahresabschluss ist kein Hexenwerk und dennoch aufwendig

Wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen besitzen und keine besonderen rechtlichen Bestimmungen erfüllen müssen, ist der Jahresabschluss kein Hexenwerk. Eine leistungsstarke Software hilft Ihnen dabei, diesen anzufertigen. Sobald Ihr Unternehmen wächst oder die steuerlichen Gegebenheiten für Sie ein Buch mit sieben Siegeln sind, können Sie auch einen Steuerberater beauftragen. Dieser hilft Ihnen beim Jahresabschluss. Um ihm die Arbeit zu erleichtern, sollten Sie jedoch Ordnung in Ihren Unterlagen und Belegen halten.

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