Aufgepasst: Das machen Selbständige bei den Steuern oft falsch

er sich selbständig machen möchte, steht vor einem großen, aufregenden Vorhaben. Niemand ist dabei vor Fehlern gefeit. Sie lauern überall, denn die Selbständigkeit ist ein komplexes Projekt. Einige Fehlerquellen in puncto Steuern zeigen wir dir hier auf. Dabei handelt es sich um die 8 häufigsten Fehler, die Selbständige machen. Mit diesem Wissen kannst du dich davor besser schützen und dich stattdessen mehr auf andere Bereiche deiner Unternehmensführung konzentrieren.

Fehler 1: Die Wahl der Rechtsform

Wie bereits in unserem Artikel „Selbständig machen: Welche Rechtsform ist die Richtige?“ erwähnt, solltest du die Rechtsform deines Unternehmens mit Sorgfalt auswählen. Immerhin nimmt sie einen entscheidenden Einfluss auf alle weiteren Unternehmensvorgänge – von der Buchhaltung bis hin zu den erhobenen Steuerarten. Doch wo verbirgt sich nun der Fehler? Selbständige ordnen sich oft falsch ein. So ist zwar jeder Selbständige im ersten Schritt ein „Einzelunternehmer“, aber diese Bezeichnung trifft im offiziellen Sinne nicht auf jeden zu. Wer einem der Katalogberufe angehört, zu denen unter anderem Ärzte, Notare, Rechtsanwälte und viele mehr zählen, ist ein Freiberufler – kein Einzelunternehmer. Demnach entfällt die Gewerbeanmeldung. Gehörst du nicht zur Gruppe der Freiberufler, meldest du ein Gewerbe an und reichst neben der Einkommensteuererklärung auch eine Gewerbesteuererklärung ein.

Schließt du dich mit jemanden für ein wirtschaftliches Vorhaben zusammen, bildet ihr automatisch die sogenannte Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Es ist die simpelste Art der Personengesellschaft. Auch sie ist wie die Kapitalgesellschaft gewerbesteuerpflichtig. Keine Regel kommt ohne Ausnahme aus: Handelt es sich bei der GbR um zwei oder mehr Freiberufler, greift die Gewerbesteuerfreiheit.

Verwirrend? Ja, schon ein wenig. Indem du dich vorab gut beraten lässt, umgehst du geschickt Fehler wie eben diese Einordnung in die falsche Rechtsform.

Fehler 2: Gewerbeanmeldung versäumt

Bist du Einzelunternehmer oder Geschäftsführer einer Kapital- oder Personengesellschaft, ist eine Gewerbeanmeldung zwingend erforderlich. Sie unterliegt nach § 14 Gewerbeordnung (GewO) der „unverzüglichen Anzeigepflicht“. Konkret bedeutet dies für dich: Dort, wo du selbständig bist oder wo sich deine Geschäftsräume befinden, meldest du dein Gewerbe Vorort an. Bei einem Umzug meldest du dein Gewerbe um.

Fehler 3: Anmeldung beim Finanzamt vergessen

Hast du ein Gewerbe angemeldet, schickt dir das Finanzamt einen steuerlichen Erfassungsbogen zu. Er dient der Beantragung der Steuernummer. Verantwortlich dafür ist der Fiskus. Bist du Freiberufler, stehst du in der Pflicht, dich proaktiv ans Finanzamt zu wenden. Dann teilt dir das zuständige Finanzamt eine Steuernummer zu. Diesen Schritt vergessen einige Gründer.

Fehler 4: Zu hohe Beträge im steuerlichen Erfassungsbogen

Der vom Finanzamt zur Verfügung gestellte steuerliche Erfassungsbogen ist ein wichtiges Dokument, welches du mit Sorgfalt ausfüllst. Warum? Weil du in diesem alle Angaben zu deiner Tätigkeit bzw. deines Unternehmens einträgst. Darüber hinaus schätzt du darin deinen zukünftigen Umsatz und Gewinn für das aktuelle und kommende Jahr. Deine angegebenen Daten nutzt das Finanzamt für die Berechnung der zukünftigen Einkommensteuervorauszahlungen pro Quartal sowie unter Umständen die Ermittlung der Gewerbesteuervorauszahlungen. Bei einer GmbH kommt noch die Körperschaftssteuervorauszahlung hinzu.

Bei der Schätzung der Zahlen passieren oft Fehler. Es zeugt von Engagement und Zuversicht, wenn du eifrig hohe Umsätze und Gewinne prognostizierst. Smart ist es allerdings nicht. Sind die Beträge zu hoch, limitierst du deine Liquidität. Diese wiederum ist unerlässlich für ein erfolgreiches Unternehmen. Genauso solltest du deine voraussichtlichen, zu versteuernden Einnahmen nicht zu niedrig stapeln, um niedrige Vorauszahlungen leisten zu müssen. Steuernachzahlungen sind nämlich auch unbeliebt und treffen dich unter Umständen härter als du denkst. Du kannst zwar im Nachhinein den Erfassungsbogen korrigieren, aber das macht nur unnötig mehr Arbeit und unschöne Umstände. Besser ist es, vor der Einreichung beim Fiskus mit einem Steuerberater  zu sprechen.

Fehler 5: Falsche Umsatzsteuer

Gerade beim komplexen Thema der Umsatzsteuer lauern unzählige Fehlerquellen. Hier sind die häufigsten:

1. Steuerarten werden vermischt: Die Umsatzsteuer dient der Besteuerung des Leistungsaustauschs, welcher stets stattfindet und ist keine "Einnahme" für dich.
2. Geplante Umsätze werden als nicht steuerpflichtig erachtet: Jegliche Umsätze innerhalb der Bundesrepublik sind steuerpflichtig. Es gibt lediglich Befreiungen, die greifen können.
3. Falsche Höhe des Umsatzsteuersatzes: Die Höhe des Umsatzsteuersatzes in Deutschland hängt von der Leistungsart ab. Die Prozentsätze reichen von 7 bis 19 %. Das ist ein erheblicher Unterschied. Wer hier fehlerhafte Angaben macht und eine Betriebsprüfung hat, kann sich auf kostspielige Nachzahlungen einstellen.
4. Falsches Kreuz bei Kleinunternehmerregelung: Wer ein Kreuz im Erfassungsbogen für das Finanzamt bei der Kleinunternehmerregelung macht, sollte auch tatsächlich unter diese fallen. Deine Umsätze dürfen demnach im ersten Gründungsjahr einen Betrag von brutto 17.500 € nicht übersteigen. Gründest du das Unternehmen beispielsweise zur Jahresmitte, greift eine anteilige Berechnung des Höchstsatzes. Im zweiten Jahr darf der Umsatz nicht über 50.000 € liegen. Umsatzsteuer musst du auf deinen Firmenrechnungen dann ausweisen. Auch entfallen Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen.

Fehler 6: Einkommensteuerzahlung nicht beachtet

Als Angestellter übernimmt dein Arbeitgeber automatisch die Einkommensteuer bzw. Lohnsteuer. Ein Selbständiger ist dafür nun selbst verantwortlich. Das Finanzamt erhebt diese Steuer quartalsweise und zieht dafür deinen ausgefüllten steuerlichen Erfassungsbogen heran. Selbstverständlich lassen sich die Vorauszahlungen nachträglich nach unten oder oben korrigieren. Einige Gründer meinen, sie müssten die Einkommensteuer nicht zahlen, weil sie Kleinunternehmer wäre. Das ist ein Irrglaube.

Fehler 7: Aufzeichnungspflichten bei der Buchhaltung fehlen

Für viele Gründer ist die Buchhaltung eine lästige Pflicht. Dennoch darf sie nicht vernachlässigt werden oder gar unachtsam erfolgen, denn immerhin ist sie Grundlage für die Gewinnermittlung und die Steuerberechnung am Jahresende. Häufig schlummern die Fehler bei der Aufzeichnungspflicht. Sie erfolgt falsch oder gar nicht.

Bewahre jeden Beleg auf, denn eine Buchung ist ohne diesen nicht möglich. Obgleich du als Einzelunternehmer und Freiberufler mit einem Umsatz von weniger als 600.000 € und einem Gewinn von unter 60.000 € nicht zur Buchhaltung verpflichtet bist, darfst du nicht auf die Aufzeichnungen verzichten. Es ist ratsam, jegliche betriebliche Dokumente in dieser Reihenfolge abzulegen:

1. Kontoauszug
2. Ausgangsrechnungen
3. Eingangsrechnungen

Mithilfe dieser Aufzeichnungen ermittelst du die Zahlen für die Umsatzsteuervoranmeldung. Eine Korrektur sieht das Finanzamt nicht gern.

Fehler 8: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) statt Bilanzierung

Die Gewinnermittlung für ein Unternehmen erfolgt nach zwei unterschiedlichen Verfahren:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung: EÜR
• Betriebsmittelvergleich: Bilanzierung

In der Regel fertigen Einzelunternehmer und Freiberufler eine EÜR an, da sie unkomplizierter als der Betriebsmittelvergleich ist. Hierfür werden die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen. Der Wert, der übrig bleibt, ist der Gewinn. Hast du allerdings als Einzelunternehmer einen Umsatz von mehr als 600.000 € und einen Gewinn von über 60.000 €, reicht die EÜR nicht mehr aus. Jetzt brauchst du eine Bilanzierung. Gleiches greift für Personen- oder Kapitalgesellschaften.

Geld und Mühe sparen: bei Fragen rund um die Steuer gleich Hilfe suchen

Steuerliche Angelegenheiten sind komplex. Sie können gerade bei Selbständigen für Kopfzerbrechen sorgen, was du insbesondere in der Gründungsphase deines Unternehmens nicht noch als zusätzliche Belastung benötigst. Wende dich daher frühzeitig an kundige Experten, sobald Unsicherheiten aufkommen. Die Gründerberatung ist eine erste Anlaufstelle. Nach eigener Erfahrung ist auch das Finanzamt eine bereitwillige Quelle von Informationen und Hilfe. Die dortigen Beamten sind normalerweise hilfsbereit und kennen sich natürlich bestens aus. Einfach anrufen und fragen. Ein Steuerberater wäre die nächste Wahl, falls Fragen offen bleiben. Er ist zwar kostenintensiv, aber letztlich kannst du mit ihm wahrscheinlich Geld einsparen. Setze dich mit dem Thema Steuern und Selbständigkeit gründlich auseinander, um kostspielige Fehler zu vermeiden!

Hinweis in eigener Sache: Die hier angebotenen Informationen ersetzen selbstverständlich keine Steuer-, Finanz- oder Gründerberatung. Bitte wende dich an einen qualifizierten Fachanwalt, Steuerberater oder anderen Experten, um deine eigene Situation abzuklären.

Stand März 2022

Dieser Artikel enthält Links zu den folgenden Beiträgen:

• Selbständig Machen: Welche Rechtsform ist die richtige?
• Selbständig Machen: Benötige ich einen Steuerberater?
• Selbständig Machen: 10 typische Fehler bei der Existenzgründung
• Das Erste Jahr Selbstständig: eine Achterbahnfahrt
• Selbständig Machen: Das für und wider einer GmbH
• Selbständig Machen Ohne Gewerbeanmeldung: Wann ist das möglich?
• Selbständig Oder Freiberufler: Was ist der Unterschied?

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